Alle geplande Open Opleidingen in 1 overzicht

Bekijk het schema

de HAN: 'In- en overzicht, met een vooruitziende blik'

Lees het interview

Advitrae ISO27001 gecertificeerd!!

Bekijk het certificaat

Advitrae introduceert Rapportage-dienst!

Lees hier verder

Noteer in je agenda: Bijeenkomst gebruikersgroep 13 maart 2018.
Ook Avans Hogeschool kiest voor Xedule!

lees verder

De implementatie van ISO27001.

Lees hier verder

Drenthe College is één van de mbo-instellingen die werkt met Xedule en het leek ons een leuk idee om eens in gesprek te gaan met Geert Zwiers, adviseur Planning en Roostering.

 

Geert aan het werk

Je noemt jezelf 'Adviseur Planning en Roostering'. Kun je aangeven wat die rol inhoudt binnen Drenthe College?

"Ik heb inderdaad de functie van Adviseur Planning & Roostering, maar sinds 1 januari 2017 ben ik tevens tijdelijk benoemd tot projectleider invoering Xedule. De adviseur planning en roostering zien we binnen Drenthe College als de spil binnen de onderwijslogistieke keten. Naast uitvoerende activiteiten, voert de adviseur planning & roostering adviserende taken uit en bewaakt de planningskalender om zo tijdig tot juiste roosters te komen. Het Drenthe College heeft een aantal adviseurs. Iedere adviseur ondersteunt meerdere teams."

Kun je wat specifieke taken benoemen die jij als adviseur zoals uitvoerde?

"De adviseur geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de opleidingsmanagers om te komen tot goede lessentabellen en de juiste werkverdeling. Ze geven daarbij niet enkel advies, maar verwerken de informatie ook in Xedule en voeren analyses uit of er wordt voldaan aan de afgesproken kaders en of de ingevoerde data kan leiden tot een goed rooster. Het is ontzettend leuk om een afwisselende baan te hebben van adviserend tot en met resultaatverantwoordelijke voor het uiteindelijke rooster".

Een aantal jaar geleden heeft Drenthe College besloten de overstap te maken naar Xedule, kun je ons wat vertellen over de ervaringen die je de afgelopen jaren hebt opgedaan met Xedule?

"Het Drenthe College heeft al in een heel vroeg stadium naast het roosterproces ook fors ingezet op standaardisatie en uniformiteit in het hele planningsproces voorafgaand aan het proces van roostering. Hiervoor is binnen het Drenthe College een aantal adviseurs Planning & Roostering benoemd die elk een aantal teams begeleidt en ondersteunt. Er werd gebruik gemaakt van een zelf ontwikkelde Excel applicatie. In de loop van de tijd was deze Excel applicatie een zeer uitgebreide tool geworden en liepen we, naast de kwetsbaarheid, ook tegen de grenzen van de mogelijkheden aan. Vanaf 2013 is het Drenthe College op zoek gegaan naar een vervanger voor het Excel inzetbestand. In 2014 kwamen we in contact met Advitrae en heeft het Drenthe College besloten voor het schooljaar 2015-2016 een pilot te starten met Xedule. Het ging in eerste instantie om de vervanging van de Excel applicatie (planning) en het roosterprogramma Untis, dus implementatie van de jaarplanning en de operationele planning."

Kun je wat meer vertellen over de eerste ervaringen tijdens de pilot?

"In januari 2015 zijn we gestart met de pilot. Ondanks voldoende personele inzet, zowel vanuit het Drenthe College als vanuit Advitrae verliep de start stroef. Achteraf gezien heeft dit waarschijnlijk te maken gehad met enerzijds het verwachtingspatroon vanuit het Drenthe College en anderzijds het onvoldoende inleven van de leverancier in de bij het Drenthe College gevolgde werkwijze. Het feit dat het Drenthe College de planning goed op orde had in de Excel applicatie leidde er, begrijpelijk, toe dat beide systemen steeds met elkaar vergeleken werden. In het begin kostte het Advitrae de nodige moeite, om de gevolgde werkwijze en procedures van het DC op een logische manier om te zetten naar Xedule. Ik moet zeggen dat, toen bovenstaande duidelijk werd, Advitrae hier adequaat op heeft gereageerd. De nodige gesprekken hierna, alsmede een aantal wijzigingen in Xedule betreffende de jaarplanning en de tevredenheid over de operationele planning, heeft het Drenthe College eind 2015 uiteindelijk doen besluiten de pilot te verlengen en uit te breiden met een 2e locatie".

Wat heeft dit vervolgtraject opgeleverd?

"Door de bekendheid van de DC-medewerkers met Xedule en de bekendheid van Advitrae met de werkwijzen van het Drenthe College verliep het tweede pilot jaar zeer soepel en werd eind 2016 besloten om met ingang van het schooljaar 2017-2018 volledig over te stappen op Xedule voor wat betreft de jaarplanning en de operationele planning. Op dit moment kan ik concluderen dat we deze overstap naar volle tevredenheid hebben gemaakt. Uiteraard zijn er nog verbeterpunten en wensen, maar die zullen er in een veranderende organisatie altijd blijven."

Wat is naar jouw mening de meerwaarde van de huidige werkwijze in vergelijk met de situatie voordat Drenthe College met Xedule aan de slag ging?

"Misschien is de grootste meerwaarde wel dat de huidige werkwijze in grote lijnen niet wezenlijk veranderd is, met uitzondering van het gebruik van de roosterautomaat. Wat echt veranderd is, is de tool die we hiervoor gebruiken, Xedule in plaats van onze Excel applicatie en Untis. Hier zit vooral de meerwaarde in.

Kun je hier iets specifieker over zijn?

"We waren ons er van bewust dat het gebruik van de Excel toepassing voor de planning aan de ene kant bijna onbeperkte mogelijkheden bood om het proces te ondersteunen, maar aan de andere kant ook foutgevoelig was. Ook het onderhoud van deze applicatie, zoals het aanpassen aan de veranderingen en de wensen vanuit de onderwijsteams, was zeer arbeidsintensief. In Xedule is de kans op fouten (ander dan invoerfouten) een stuk kleiner en het onderhoud ligt bij de leverancier. Een tweede voordeel is dat we van twee gescheiden systemen voor planning en roostering zijn overstapt naar één systeem die beide onderdelen bevat. Dit voorkomt in een aantal gevallen dubbele invoer. Doordat alle data voor het plannen en roosteren in één applicatie komt, zijn we ook in staat veel betere analyses uit te voeren en het planningsproces beter te sturen"

Je noemde eerder al even de roosterautomaat, wat kun je hier nog over vertellen?

"Veel instellingen, en dus ook wij, hebben door de jaren heen minder, weinig of helemaal geen gebruik gemaakt van de roosterautomaat. Het gevoel dat je met handmatig roosteren meer kunt bereiken dan met de automaat speelde ook bij ons. Nu we werken met Xedule blijkt het gebruik van de roosterautomaat echter een grote meerwaarde te zijn"

Waar zit voor jou dan de meerwaarde?

"De roosterautomaat is in staat om op basis van de door ons ingevoerde planningsgegevens snel te komen tot goede roosters. Wel blijft het naar mijn mening wenselijk om deze roosters nog een keer kritisch te bekijken en daar waar nodig en mogelijk aan te passen. Wat ook heel fijn is, is dat je de automaat al heel snel gedurende het operationele proces in kunt zetten om te kijken of het überhaupt wel mogelijk is om een rooster te maken. Je krijgt dan allerlei signalen, die je als adviseurs dan zo nodig met de opleidingsmanagers kunt bespreken. Ook is het mogelijk om diverse scenario's door de automaat te laten uitvoeren, zodat we ons eerder kunnen voorbereiden op mogelijke situaties".

Als ik het goed heb, vervul je binnen Drenthe College ook de rol van Functioneel beheerder? Wat houdt voor jou deze rol in?

"Dat klopt inderdaad, op dit moment heb ik deze rol. Deze rol houdt in dat ik bepaalde inrichtingszaken oppak, zoals het beheer van de autorisaties en aanmaken nieuwe schooljaren.  Daarnaast ondersteun ik de adviseurs en de dagroosteraars bij vragen over Xedule. Richting Advitrae ben ik de contactpersoon voor Drenthe College, waarbij de meldingen van ons richting de supportafdeling controleer en coördineer. Ik moet wel zeggen dat ik vanwege mijn dubbelrol als projectleider en functioneel beheerder het niet altijd helder heb, vanuit welke rol ik bepaalde zaken oppak."

Hoe verloopt binnen Drenthe College het proces van meldingen richting de supportafdeling van Advitrae?

"Alle meldingen van Drenthe College gaan eerst langs functioneel beheer, voordat de melding wordt gecommuniceerd met de supportafdeling van Advitrae. Functioneel beheer kan zo eerst de melding beoordelen en waar nodig aanvullende informatie toevoegen. We gaan dit in de loop van dit jaar evalueren en mogelijk aanpassen."

Je geeft aan dat jullie dit proces mogelijk gaan aanpassen.  Ben je zelf tevreden over dit proces en wat zou je collega instellingen adviseren te doen?

"Op dit moment vind ik bovenstaande werkwijze de meest voor de hand liggende. Ik zie ook wel in dat indien je maar 1 functioneel beheerder hebt, dit een kwetsbare situatie is. Het Drenthe College heeft ervoor gekozen ook één van de adviseurs de mogelijkheid te bieden om meldingen bij de supportafdeling te doen. Mijn ervaring tot nu toe is dat het een groot voordeel is als de functioneel beheerder, naast voldoende kennis van Xedule, ook de organisatie en de processen in de organisatie goed kent. Het heeft volgens mij een grote meerwaarde als de functioneel beheerder naast die rol ook een rol van adviseur/key-user in het hele logistieke proces heeft, of gehad heeft."

We zien dat je altijd op de testdag van Advitrae aanwezig bent. Hoe ervaar je deze testdagen en wat is voor jou de belangrijkste reden om naar Eindhoven te komen om te testen en niet alleen te testen op je eigen werkplek.

"De belangrijkste reden voor mij om elke keer weer die "verre" reis naar Eindhoven te maken is het contact met de collega's van andere instellingen en de korte lijn met de leverancier bij onduidelijkheden in de wijzigingen. Daarnaast is het fijn om even weg te zijn uit de dagelijkse sleur zodat ik me volledig kan focussen op het testen, hetgeen er in de eigen omgeving vaak gedeeltelijk bij in schiet."

Geert, ik wil je hartelijk bedanken voor dit interview. Er zijn vast en zeker nog wel wat aandachtspunten en/of aanbevelingen die je ons, als leverancier, mee willen geven voor de komende tijd.

"Wat ik vooral aanbeveel is het regelmatig in contact blijven met de klant, inventariseer wat er leeft in onderwijsland, welke bewegingen er zijn en stem hier het beleid op af. Zorg er daarnaast voor dat de applicatie stabiel, snel en betrouwbaar is en blijft. Als ik kijk naar de kwaliteit van de handleidingen en de online help, dan valt hier nog wel wat te verbeteren. Het is voor ons als gebruikers belangrijk dat deze informatie up-to-date en compleet is."