Alle geplande Open Opleidingen in 1 overzicht

Bekijk het schema

Ook Avans Hogeschool kiest voor Xedule!

lees verder

Advitrae ISO27001 gecertificeerd!!

Bekijk het certificaat

Aankondiging gebruikersgroep bijeenkomst 11 oktober bij Cibap Zwolle
De implementatie van ISO27001.

Lees hier verder

Reageer nu op één van onze openstaande vacatures!

Lees snel verder....

Advitrae introduceert Rapportage-dienst!

Lees hier verder

Nieuwsbrief Xedule

Medio Januari 2017 zijn we binnen ROC West-Brabant gestart met de implementatie van het onderwijslogistieke pakket Xedule.

Onderwijslogistiek? Wat bedoelen we daarmee?

Onderwijslogistiek is een continue proces dat er voor zorgt dat de leervraag  van de deelnemers en het aanbod aan lessen zo goed mogelijk bij elkaar worden gebracht. Onderwijslogistiek zorgt ervoor dat de lessen kunnen worden uitgevoerd en is een belangrijk aspect van studenttevredenheid.

Het onderwijslogistieke proces bestaat uit het samenstellen van een passend onderwijsaanbod  voor de deelnemers (het arrangeren) het plannen van de inzet van lessen in tijd en plaats en het vastleggen van de deelnemers om specifieke lessen op de gereserveerde tijden en plaatsen af te nemen (het roosteren)

Maar wat doet Xedule dan precies?

Xedule is een applicatie die het onderwijslogistieke proces ondersteunt. In Xedule leggen we vast welke opleidingen we aanbieden en hoe deze opleidingen zijn opgebouwd.

Ook leggen we vast welke medewerkers en lokalen we nodig hebben om het onderwijs te kunnen geven en leggen we de jaartaken van medewerkers vast. Met deze input kan Xedule vervolgens een optimaal rooster genereren. Xedule faciliteert dus het volledige proces.

Dus, we gaan ook roosteren in Xedule?

Ja. Daar zit overigens wel verschil in. Een aantal colleges starten komend schooljaar al met een Xedule rooster, andere colleges roosteren vanaf schooljaar 2018 / 2019 met Xedule.

En komt ons huidige roostersysteem dan te vervallen?

Ja. Het is de bedoeling dat we ons huidige roostersysteem uitfaseren. Vanaf schooljaar 2018 / 2019 komen alle roosters van de MBO colleges uit Xedule.

Alléén de MBO Colleges? Of gaan ook de VMBO entiteiten Xedule gebruiken.

In eerste instantie gaan we aan de slag met de MBO colleges. Later volgen mogelijk ook de VMBO scholen. Momenteel wordt daar een pilot gedaan.

Wat doet Xedule dan beter dan ons huidige roostersysteem?

Het grootste voordeel van Xedule is dat het een ketenoplossing. Daarmee willen we zeggen dat het gehele onderwijslogistieke proces binnen Xedule kan worden geborgd. Van meerjarenplanning, tot jaartaken tot rooster; alle info omtrent onderwijslogistiek staat in 1 applicatie. Een tweede grote voordeel is de omgang met keuzedelen. Dat konden we in ons huidige roostersysteem niet goed kwijt. In Xedule kan dat wel.

En… wat is daar dan het voordeel van?

Het borgen en vastleggen van alle onderwijslogistieke input creëert inzicht.

  • Inzicht op het vlak van onze opleidingen; voldoen we wel aan de wettelijke urennormen?
  • Inzicht in geplande onderwijstijd
  • Inzicht op het vlak van mankracht; hebben we wel genoeg docenten? Of moeten we wellicht schuiven met resources?
  • Inzicht op het vlak van taakbeleid; wat doen we nou echt met elkaar
  • Inzicht op het vlak van onze gebouwen en lokalen; hebben we genoeg lokalen, volstaat de indeling (hebben we genoeg theorie en praktijk), op welke momenten is er piekbelasting?
  • Inzicht op het vlak van roosterbaarheid; is de input die geleverd is roosterbaar? Al in een vroeg stadium worden Bottlenecks gesignaleerd.

Xedule levert dus niet alleen inzicht op het vlak van onderwijsnormen, maar levert ook input die bijdraagt aan het realiseren van onze financiële uitdagingen.

Dat klinkt te mooi om waar te zijn. Wat zijn de uitdagingen? Waar zitten de risco's?

Laten we voorop stellen dat Xedule een hulpmiddel is, niet meer en niet minder. Maar wel een hulpmiddel dat we binnen ROC West-Brabant hard nodig hebben. De grootste uitdaging zit hem erin dat je informatie liefst vroegtijdig boven water wil hebben. Dat raakt een hoop processen die er nu nog niet zijn (of die in de kinderschoenen staan). De juistheid en tijdigheid van je input bepaalt voor een groot deel hoe waardevol de output gaat zijn. We gaan dit nu voor het eerste schooljaar ervaren en gaan er alles aan doen om het onderwijslogistieke proces steeds beter voor elkaar te krijgen. De verwachting (op basis van ervaringen vanuit andere ROC's) is, dat het onderwijslogistieke traject na 2 tot 3 jaar volledig is geïmplementeerd.

Een tweede uitdaging is het daadwerkelijk verwerken van de gegevens in een nieuwe applicatie. We vragen veel extra inspanning van de medewerkers die bij Xedule betrokken zijn. Momenteel worden ruim 150 medewerkers geschoold in het gebruik van Xedule. Het is een feit, dat de onderwijslogistieke werkzaamheden eigendom zijn van het college. Niemand anders dan het college kan definiëren hoe het onderwijs eruit ziet. Dit betekent een grote afhankelijkheid van individuen. Wanneer een collega zijn werk niet tijdig doet, dan kan er geen rooster gemaakt worden.  De eerlijkheid gebiedt te zeggen dat die afhankelijkheid het grootste projectrisico is.

Bron: Nieuwsbrief implementatie Xedule ROC West-Brabant

Auteur: Gerben Vink (Projectleider)