Alfa College realiseert totaaloplossing onderwijslogistiek

Verder lezen

Nieuw logistiek concept voor Netwerkschool ROC Nijmegen

Verder lezen

Roosteren-nieuwe stijl bij HAN Sport en Bewegen

Verder lezen

Summa College, onderwijslogistiek in een nieuwe organisatie

Verder lezen

Lees de eerste ervaringen van Stenden Hogeschool met Xedule

Lees hier verder

Da Vinci College, projectmatig werken

Samenwerkende partners

logo Logo Advitrae - Twitter

De vraag:

Het Da Vinci College in Dordrecht biedt mbo- en hbo-onderwijs in uiteenlopende branches. Het ambitieuze project 'Van Rooster naar Onderwijslogistiek' vroeg van de betrokken medewerkers een verandering van houding, gedrag en werkwijze. In het project is het systeem Xedule geïmplementeerd in de gehele organisatie. Perficio Adviseurs begeleidde zes projectleiders en de stuurgroep hierin.

Achtergrond bij het project:

Aanleiding: Al vanaf de verhuizing naar het Leerpark is bij Da Vinci College de noodzaak ontstaan om het roosterproces te harmoniseren. De overstap van verschillende gebouwen naar één locatie betekende dat de voorheen onafhankelijke roostermakers meer samen moesten werken in een meer beperkte ruimte dan voorheen. Tegelijkertijd was er een behoefte om de roosters van verschillende locaties te synchroniseren en bovenal afscheid te kunnen nemen van allerlei losstaande systemen, van vlekkenplannen en facilitering van ruimtes tot beschikbaarheid van docenten,  groepsgroottes en lessentabellen, die mondeling of met kopiëren en plakken aan elkaar gekoppeld moesten worden.

De oplossing: Één systeem, waar iedereen de gegevens in plaatst, waar iedereen mee werkt, zorgt ervoor dat de vele schakels aan elkaar gekoppeld zijn en dat elke schakel ook de andere ziet. In Xedule is de koppeling van de diverse schakels zichtbaar, de schakels zelf zijn volledig transparant. Knelpunten worden direct zichtbaar en niet pas weken later. Zowel team als domeinleider heeft de mogelijkheid dat te zien. Bijkomend effect van Xedule is dat inzicht wordt verkregen in de taakinvulling van alle teams. Uniformering, normering en sturing kunnen worden doorontwikkeld.

Route: Xedule is binnen Da Vinci College gefaseerd geïmplementeerd. Er is voor gekozen om eerst de module Jaarplanning te implementeren om zo te zorgen dat alle planningen op één uniforme wijze en vanuit één bron aangeleverd kon worden bij de roostermakers. Knelpunten op het gebied van facilitering van ruimtes en inzet van personeel werden zichtbaar, wat direct al tot een beter resultaat leidde. Het jaar daarna is gestart met de module Operationele Planning, de module voor het roosteren. Aangezien de planningsdata op orde en naar een hoger niveau was gebracht, was de stap naar het roosteren met Xedule een minder grote stap. De inhoudelijke en technische implementatie van Xedule is verzorgd door Advitrae.

Xedule: Bekijk hier in 1 minuut de animatie over Xedule : https://www.youtube.com/watch?v=Yrc_T3lEIak

Het antwoord van Perficio Adviseurs:

Richting: Het Da Vinci College had weinig ervaring met projectmatig werken. Perficio Adviseurs introduceerde daarom goede tools en formats, maar investeerde vooral in de vraag: 'hoe werken we projectmatig met elkaar?' Welke rol heeft eenieder daarin? En hoe leren we van elkaar? Samen kozen we voor een persoonlijke aanpak: training en coaching on the job.

Route: Via intervisie leerden de zes projectleiders van elkaar. Ze legden casussen aan elkaar voor en bespraken deze. Zo ontdekten zij dat ze voor vergelijkbare uitdagingen en problemen stonden. Daarnaast vonden een-op-een coachingsgesprekken en klankbordsessies plaats. De betrokkenen hadden de neiging om snel de inhoud in te duiken. Perficio Adviseurs hield hen scherp. Zo bleven zij naar het proces kijken en konden zij elkaar feedback geven over ieders rol en gedrag.

Resultaat: De projectleiders zijn nu beter in staat om hun verantwoordelijkheid te nemen en ook de stuurgroep functioneert beter. De betrokkenen vinden elkaar makkelijker en sturen meer op hoofdlijnen. Dankzij deze positieve ontwikkelingen is de begeleiding verlengd tot het einde van het huidige schooljaar. Perficio Adviseurs besteedde vooral aandacht aan de 'zachte kant', die vaak wordt vergeten. Formats en templates doen het werk immers niet. Over de aanpak, de geleerde lessen en de behaalde resultaten hebben Da Vinci College en Perficio Adviseurs een presentatie gegeven tijdens de onderwijsconferentie van het Consortium voor Innovatie in maart 2015. Tevens hebben Perficio Adviseurs en Advitrae een bijdrage geleverd aan de conferentie in april 2017.

Meer informatie

Voor meer informatie over de aanpak van Advitrae kunt u contact met ons opnemen Wij vertellen u er graag meer over. Klik hier voor meer informatie over Perficio adviseurs.