Nieuw logistiek concept voor Netwerkschool ROC Nijmegen

Verder lezen

Lees de eerste ervaringen van Stenden Hogeschool met Xedule

Lees hier verder

Summa College, onderwijslogistiek in een nieuwe organisatie

Verder lezen

Alfa College realiseert totaaloplossing onderwijslogistiek

Verder lezen

Roosteren-nieuwe stijl bij HAN Sport en Bewegen

Verder lezen

Nieuwsbrief Graafschap College

Doelstelling van het programma

Op 30 januari jl. vond de kick-off plaats van het Vernieuwingsprogramma Onderwijslogistiek. Waarom vernieuwen? Eigenlijk wil het Graafschap College graag optimaliseren. Optimaliseren om de inzet van medewerkers maximaal te besteden aan onderwijs, ondersteuning van studenten en innovatie. Ook onze gebouwen en faciliteiten willen we maximaal benutten, waardoor de kosten voor huisvesting relatief laag blijven. Om deze optimalisatie te realiseren is het noodzakelijk dat alle informatie die nodig is gestructureerd en liefst op één plaats beschikbaar is en niet verspreid vastligt over tientallen spreadsheets.

 

Ervaring uit de pilot: "Met deze software kan ik
nog mooiere roosters maken"

Xedule

Het Vernieuwingsprogramma Onderwijslogistiek heeft het optimaliseren van de volgende processen als doel: meerjarenplanning, jaarplanning (zowel onderwijsplanning als werkverdeling) en roostering. In de wandelgangen spreken veel collega's over 'het project Xedule'. Op dit moment ligt de nadruk ook op de invoering van het softwarepakket Xedule, maar Xedule is slechts ondersteunend aan de beoogde procesverbeteringen, het is een hulpmiddel. Er is voor Xedule gekozen nadat in de evaluatie van de pilot (schooljaar 2014 - 2015), door de betrokkenen is vastgesteld dat Xedule de gewenste integrale ondersteuning kan bieden.
Tot de zomervakantie ligt de nadruk op het invoeren van de jaarplanning en het roosteren met Xedule. Onderwijsteams en roostermakers bouwen nu ervaring op om de curriculumwijzigingen naar aanleiding van de vernieuwing van de kwalificatiedossiers voor het studiejaar 2016 - 2017, met vertrouwen tegemoet te kunnen zien.

Gevolgen voor de teams

We streven ernaar dat docenten alleen maar verbeteringen ervaren. De roosters worden nog beter dan ze nu al zijn en nieuwe didactische concepten kunnen voorspoediger worden ingevoerd. De resultaten van de pilot en de eerste resultaten in het schooljaar 2015 - 2016 geven aan dat met de gekozen aanpak planning en roostering aanzienlijk kunnen verbeteren. De jaarplanning geeft alle teams en docenten inzicht in hun plan van inzet, per medewerker en voor het gehele team. Teams zijn daardoor in staat de werkdruk te spreiden over de perioden en er ontstaat een betere verdeling van de werkdruk voor alle betrokkenen.

 

Kennismaking met meerjarenplanning:
"Dit geeft een mooi overzicht van de benodigde capaciteit"

Geïntegreerd proces
In de meerjarenplanning wordt het curriculumontwerp vastgelegd en kunnen doorrekeningen worden gemaakt naar het onderwijsaanbod en de daarvoor geldende urennormen, de behoefte aan lokalen en faciliteiten en de personele bezetting. Het curriculum kan ook worden geëvalueerd ten opzichte van de kerntaken en werkprocessen zoals gedefinieerd in de nieuwe kwalificatiedossiers. Wanneer ook de meerjarenplanning in de nieuwe werkwijze succesvol wordt ingevoerd, ontstaat een geïntegreerd proces. Vanaf het vaststellen van het curriculum via inzetplanning, tot en met de roosters die worden overgedragen aan Magister. Om deze situatie te bereiken zal ieder team ervaring op moeten met de nieuwe manier van informatie verwerken.


Adviseur onderwijslogistiek
Binnen onderwijsteams is een docent  aangewezen als 'adviseur onderwijslogistiek' die deelneemt in ons project en ook op langere termijn het aanspreekpunt is voor planning, roostering en andere 'logistieke activiteiten'. Ook de roostermakers zijn al volop bezig met de nieuwe aanpak en ook de opleidings­managers zijn intensief bij het project betrokken en zullen in de toekomst veel van hun informatie uit het nieuwe systeem betrekken.

Ervaring uit de pilot: "We dachten niet uit te komen met de lokalen,
maar met Xedule is het gelukt om binnen de bestaande ruimten
goede roosters te maken"

Klassencodes en lessencodes

In het Vernieuwingsprogramma Onderwijslogistiek besteden we ook aandacht aan coderingen en proberen we, daar waar mogelijk, de coderingen student- en docentvriendelijk te kiezen. Zo is ervoor gekozen om de klassencodes en lesgroepcodes aan te passen en de afkorting van de opleiding of studierichting daarin op te nemen. Dat zal in het begin even wennen zijn.

Tests
De administraties en magisterspecialisten zullen rond de wisseling van het schooljaar een aantal activiteiten net iets anders gaan uitvoeren dan dat zij gewend waren. Misschien dat er enkele ongemakken zullen optreden als gevolg van aansluitingsproblemen, die zich kunnen voordoen bij ingebruikname van de nieuwe software. Om dit voor te zijn, vinden er tijdig tests plaats.


Planning
Dit schooljaar ligt de nadruk op de inzetplanning en roostering en de invoering van Xedule. Het volgend schooljaar staat in het teken van curriculumherziening en meerjarenplanning. Ook de sector Educatie & Participatie gaat dan deelnemen in het Vernieuwingsprogramma. Ter voorbereiding op het schooljaar 2016 - 2017 is een werkgroep gestart die onderzoekt op welke wijze maximaal ondersteuning kan worden geboden voor vernieuwende didactische concepten en of aanpassing van de periode-indeling en lestijdentabellen kan bijdragen aan een verbetering van het onderwijs.

Actuele stand van zaken

Op dit moment (29 juni) zijn alle gegevens over de werkverdeling en de lessen ingevoerd. Voor alle klassen en teams zijn de eerste versies van het rooster voor periode 1 met behulp van Xedule gemaakt. De laatste weken voor de vakantie worden benut om de laatste problemen op te lossen en de roosters verder te optimaliseren. Dit optimaliseren gebeurt door zoveel mogelijk gebruik te maken van de krachtige rekenmodule in Xedule, die aan de hand van voorwaarden roosters optimaliseert naar didactische opzet, studeerbaarheid, studentvriendelijkheid en docentvriendelijkheid.

Met dank aan Graafschap College voor het beschikbaar stellen van dit artikel.