Roosteren-nieuwe stijl bij HAN Sport en Bewegen

Verder lezen

Summa College, onderwijslogistiek in een nieuwe organisatie

Verder lezen

Nieuw logistiek concept voor Netwerkschool ROC Nijmegen

Verder lezen

Alfa College realiseert totaaloplossing onderwijslogistiek

Verder lezen

Lees de eerste ervaringen van Stenden Hogeschool met Xedule

Lees hier verder

Roosteren-nieuwe stijl bij HAN Sport en Bewegen

In de 2e helft van vorig jaar vond er een pilot Roosteren plaats bij HAN Sport en Bewegen. Instituutsdirecteur Eric Versluijs is zeer te spreken over het verloop en de resultaten. Hij tekent er wel bij aan dat voor het welslagen van het roosteren-nieuwe stijl één ding elementair is: 'Zo'n proces kun je pas in als je aan de voorkant je zaakjes op orde hebt. Iedereen moet zijn rol daarin pakken. Zijn cultuur en organisatie van voldoende kwaliteit, dan verloopt het feitelijke roosteren met een roosterautomaat (zie hierna, red.) daarna haast vanzelf soepel en effectief. Zo kan de procescoördinator doorgroeien tot een onderwijs-logistiek adviseur. Een heel waardevolle professional die onderwijsteams bijstaat om te komen tot een beter rooster én tot betere onderwijskwaliteit.' In onderstaand interview is het woord aan de 2 procescoördinatoren van HAN Sport en Bewegen.

Sabine en Pauline Sabine Terheggen (op de foto links) en Pauline Eggenhuizen (rechts op de foto). Hoe taxeren zij de introductie van de nieuwe werkwijze rondom het roosteren?

Wat is er door toedoen van de pilot Roostering bij HAN Sport en Bewegen gebeurd in de 2e helft van 2016?

Sabine: Onze roosters zijn voor het eerst niet in elkaar gezet met mensenhand. Dus géén kruisjes en rondjes meer krabbelen, zoals we gewend waren. Nee, we hebben ditmaal geroosterd met behulp van een speciaal softwareprogramma, met een zogeheten roosterautomaat. Vooraf gezegd: we zijn er heel content mee: het heeft geleid tot mooiere, betere roosters. Met als gevolgen minder klachten en gemor, minder wijzigingen, en minder gestress ook. Het werk is verplaatst naar het voortraject, het rooster zelf komt daarna tot stand met één simpele druk op de knop.

Met welk doel?

Pauline: Doel was om te zien of dit softwarematige roosteren in de praktijk werkt én om na te gaan wat het dan precies oplevert. Anders gezegd: of het meerwaarde heeft vergeleken met de oude werkwijze.

Sabine: Werken aan een betere roostering is een speerpunt. Als onderdeel van werken aan een betere totale planning bij de hogeschool. Voor dat laatste heeft de HAN het programma Xedule aangeschaft, dat onder meer voorziet in de functionaliteit van roosteren. We roosteren dus vanaf nu met deze roostermodule van Xedule.

Kun je de belangrijkste resultaten noemen die deze pilot had voor studenten?

Sabine: Voor de studenten heeft het opgeleverd dat zij fijnere roosters hebben, overeenkomstig de kwaliteitscriteria (KPI's) die ons voor ogen stonden. Met name dan roosters met lesblokken/lesuren die beter op elkaar aansluiten. Minder een 'gatenkaas', meer een mooi en logisch geheel. De roosterautomaat zorgt voor een minimum aan tussenuren; en dat valt bij onze studenten in heel goede aarde.

Pauline: In een eerdere fase hebben we aan onze studenten gevraagd: wat is irritant aan die roosters? Wat kan anders, beter? Hun input vormde één van de uitgangspunten bij deze pilot. De automaat heeft als groot pluspunt dat je beter met hun wensen en behoeftes rekening kunt houden. Je kunt bijvoorbeeld instellen: ik wil dat alle lesactiviteiten worden ingepland in 3, 4 of wie weet juist 5 dagen. Zo kun je bewust de mogelijkheid inroosteren om een dagje thuis te studeren. Of andersom, ervoor zorgen dat ze de meeste dagen van de week aanwezig zijn, om zo meer feeling met hun opleiding en instituut te krijgen.
En dat zijn slechts 2 voorbeelden. De roosterautomaat vergroot onze armslag om studenten effectief te ondersteunen bij hun studieproces. Je voert alle randvoorwaarden, wensen en variabelen van tevoren in in het systeem en dan krijg je met één druk op de knop het optimale rooster. Daar worden wij best blij van; en studenten ook, zo pikken we op in de wandelgangen.

En wat merken de docenten ervan?

Pauline: Zij en ook wij hebben minder wijzigingen, minder verwarring en minder gedoe. We kunnen nu ook naar docenten toe met goede argumenten omkleden waarom bepaalde roosterkeuzes zinnig en gerechtvaardigd zijn. Voorheen kwamen we geregeld met sommige docenten in welles-nietes-gesprekken terecht. Dat is voor niemand leuk natuurlijk. Dan snapte men soms niet waarom een bepaalde keuze nodig was. Nu heb je een systeem dat, transparant en objectief, toewerkt naar een zo eerlijk en evenwichtig mogelijke uitkomst.

Sabine: Zeker: ook dit nieuwe roosteren is niet persé ideaal voor elke individuele docent, je kunt het nu eenmaal nooit iedereen naar de zin maken als je roosters opstelt. Maar het is wel optimaal voor het grotere geheel. De automaat probeert alle opties uit, rekent die in vliegende vaart door en komt, daarvan kunnen we op aan, met de best mogelijke uitkomst. Je kunt docenten die daar behoefte aan hebben, inzage geven in hoe de roosterautomaat tot zijn resultaten komt en kenbaar maken: kijk maar, het kan echt niet anders, het is de beste optie. Dat brengt helderheid voor alle betrokkenen.

Ben je blij met de nieuwe werkwijze? Is het een tastbare verbetering, of niet?

Sabine: We zijn heel enthousiast! Vooraf waren we nog behoorlijk sceptisch. Dat je met zo'n eenvoudige handeling als een druk op een knop zoiets complex als een betrouwbaar en degelijk rooster kon krijgen, daar hadden we een hard hoofd in. Maar de feiten liegen niet: het is gelukt en nu zijn we helemaal om. De roosterautomaat is een regelrechte aanwinst. Het programma maakt ons werk beter én plezieriger. Wat ik daarbij een belangrijke verbetering vind, is dat je van tevoren al alle knopen doorhakt, knelpunten wegneemt en alles op orde brengt, en dan pas alles invoert in het systeem. Zo kom je aan het eind van het roosterproces niet voor onvoorziene problemen of nodeloze stresstoestanden te staan. Vóórdat je op de knop drukt, heb je alles al getackeld. Dat bespaart je ook overhaaste, ondoordachte beslissingen aan het eind van het traject.

Pauline: Ook ik dacht eerst, best sceptisch: hoe kan een automaat nou snappen welke ingewikkelde afwegingen zich allemaal in mijn hoofd afspelen en met een handzaam en helder rooster op de proppen komen? Toch slaagt het programma hier wonderwel in, zo leert de praktijk. Dat maakt dat ik fijnere gesprekken voer met collega's uit het onderwijs, waarbij ik de gemaakte roosterkeuzes met gedegen argumenten kan onderbouwen; én inzichtelijk kan maken welke 'voorwaarden' vallen aan te passen om tot een andere roosteruitkomst te komen. Dat kun je dan samen met het onderwijs onderzoeken.
Een ander voordeel is dat we in de toekomst veel tijdwinst gaan boeken. Mooi meegenomen was al dat we ons het programma redelijk snel eigen hebben gemaakt. We hebben er vertrouwen in dat we toekomstig onze handen meer vrij zullen hebben om bij te dragen aan de kwaliteit van het onderwijs. We worden meer adviseur dan puzzelaar. We kunnen onze energie meer steken in adviezen die de kwaliteit van het onderwijs ten goede komen.

Geen systeem is zonder makkes. Dus, wat zijn belangrijke aandachts- en verbeterpunten?

Pauline: De automaat neemt je niet al het werk uit handen. Voor pakweg 1% moet je nog, voor de puntjes op de i, handmatige roosterwijzigingen aanbrengen. Dan blijkt dat de automaat voor handmatig plaatsen niet bijzonder gebruiksvriendelijk is. Dat behoeft nog enige verbetering. Tegelijkertijd houd je dit wel scherp. Niet-geplaatste lessen voldoen per definitie niet aan de vooraf doordachte voorwaarden die we hebben ingevoerd. Je wilt ze handmatig plaatsen omdat je bepaalde voorwaarden wilt negeren. Je moet je blijven afvragen of dit is wat je wil, of dat er toch eerder een structurele oplossing nodig is.

Sabine: We willen graag dat het systeem ons toekomstig beter voorziet van totaaloverzichten. Een mensenoog dat zorgvuldig meekijkt of alles echt in de haak is, blijft toch geboden. Better safe than sorry, zeg maar. Momenteel rolt dit soort overzichten nog niet makkelijk uit de automaat. Weekoverzichten wel. Maar ook periode- en semesteroverzichten zouden sneller en soepeler te genereren moeten zijn. In onze ogen is dit de belangrijkste kinderziekte die nog is te verhelpen.

Jullie hebben het spits nu afgebeten. Wat denk je dat de meerwaarde kan zijn van Xedule voor de rest van de HAN?

Pauline: De meerwaarde zit erin dat er nu gewerkt wordt met en binnen een algeheel logistiek proces. Met logische, op elkaar afgestemde tussenstappen. Alles gaat efficiënter, bij kortere doorlooptijden.

Sabine: Dit programma zet aan en nodigt uit tot betere samenwerking met alle betrokkenen in dat overkoepelende proces. Over de schutting kieperen is er niet bij. Ieder levert zijn deel, waarbij we allemaal leren om zorgvuldig en nauwkeurig te werk te gaan. Of je nu docent bent, inzetcoördinator, procescoördinator of roostermaker. Het is één proces geworden. We hebben in de nieuwe werkwijze een gezamenlijk belang, waarbij we gezamenlijk optrekken.
Het proces kan zo sneller, dus dichter op het onderwijs uitgevoerd worden; voor het daadwerkelijke roosteren is minder fte nodig. Niet dat mensen nu op hun handen kunnen gaan zitten: je werk verschuift, je krijgt er andere taken bij.

Pauline: Ja, je werk wordt diverser, leuker. Je zet niet langer alleen de kruisjes en de rondjes. Je krijgt meer een adviseursrol, waarbij je gericht kunt meewerken aan de kwaliteit van het onderwijs en aan de haalbaarheid van de continue onderwijsvernieuwing.

Stel, we zouden HAN-breed overstappen op Xedule voor het roosteren, welke gouden tip zou je dan willen meegeven aan collega-procescoördinatoren/roostermakers?

Sabine: Laat het verleden los. Probeer los te komen van hoe je gewend was te werken. Het is een fundamenteel andere werkwijze, die loopt van jaarplanning tot rooster, als één geheel. Een werkwijze waarbij je ook op semesterniveau kunt roosteren en waarmee je veel langer vooruit kunt roosteren; om slechts enkele stevige voordelen te noemen. Een werkwijze die je volop mogelijkheden biedt om je rol als procescoördinator/roostermaker te pakken en te sterken. Grijp je kans, zou ik zeggen.

Pauline: Klopt! En pak dit samen op, bekijk in gezamenlijkheid de mogelijkheden om je werk beter en leuker in te vullen.


Bron: Insite SB

Plaatsingsdatum: 3 april 2017